WebEx WebOffice обеспечивает групповое календарное планирование

Пакет WebOffice компании WebEx превосходно справляется с коллективным календарным планированием, а также выполняет базовые функции СУБД, управления групповыми обсуждениями и документами. Этот продукт наилучшим образом подходит небольшим организациям, насчитывающим от 5 до 100 территориально разбросанных пользователей, имеющим немногочисленный штат специалистов по инфраструктуре ИТ или не имеющим его вовсе. Вероятно, WebOffice больше всего понравится тем организациям, которым необходимо коллективное использование календаря событий и документов без трудоемкой настройки сетевой инфраструктуры.

Во время тестирования WebOffice возможности этого сервиса произвели на нас большое впечатление. Однако мы сочли его слишком дорогим по сравнению с тем, что предлагают конкуренты, также предоставляющие через Интернет доступ к инструментам коллективной работы. При цене 60 долл. в месяц в расчете на пять пользователей, или 144 долл. на каждого пользователя в год, WebOffice, например, почти втрое дороже Google Apps Premier Edition.

WebEx Mail обойдется еще в 4 долл. на каждого пользователя в месяц, а WebEx Meeting Center добавит к общей сумме еще 50 долл. в месяц за одно рабочее место. Шифрование с использованием SSL (Secure Sockets Layer) означает дополнительные 300 долл. в год, а полнотекстовый поиск в документах — добавит еще 199 долл. в год.

Следует обратить внимание еще на одну цифру. Утверждается, что WebOffice доступен по меньшей мере 99,99% времени. Это означает, что в течение года сервис может быть недоступен на протяжении не более 53 мин.

Наиболее важными приложениями в пакете WebOffice являются групповой календарь, коллективно используемые документы и базы данных. Чтобы задействовать эти возможности, нет необходимости приобретать аппаратуру или ПО. Хотя установка клиентской программы не предусматривается, для корректной работы некоторых вызываемых по запросу функций нам пришлось установить Sun Microsystems Java 2 Runtime Environment (JRE).

Приступаем к работе

Мы обнаружили, что WebOffice прост в настройке и применении. Практически все заботы пользователей, включая регистрацию домена и первоначальную настройку учетных записей, взяла на себя компания WebEx. Однако продукт можно практически бесконечно подстраивать под свои потребности. Именно этим мы и занимались основную часть времени, отведенного на тестирование.

Первое, что нам пришлось усвоить, — в WebOffice закладка для доступа к документам предназначена для хранения создаваемых другими программами коллективно используемых документов и управления ими. Такими источниками документов могут быть помимо прочего Microsoft Word, PDF-файлы или простые текстовые документы. Собственных инструментов для работы с текстами WebOffice не имеет.

Продукт показал нам, как поместить наши документы в коллективно используемую папку. Мы могли по собственному желанию определить, сколько пользователей получат к ней доступ. Владелец коллективной папки может также задать уровень доступа для каждого из них, определив его как менеджера или предоставив ему право либо только читать, либо одновременно редактировать документы в папке.

Вероятно, это можно рассматривать как возврат к прошлому, но документы допускается размечать с помощью метаданных, в том числе таких, как ключевые слова и дескрипторы, которые члены группы имеют возможность использовать для поиска документов в папках. Как мы уже отметили выше, полнотекстовый поиск, являющийся, по нашему мнению, одной из важнейших функций, доступен за дополнительную плату.

Нами также было обнаружено, что работать с хранящимися в WebOffice документами не всегда удобно. Мы сохранили наши тестовые документы, затем зарегистрировались под учетной записью конкретного пользователя и загрузили один из тестовых документов. Для этого потребовалось лишь щелкнуть правой кнопкой мышки на имени файла и сохранить файл на локальном компьютере.

После этого у нас появилась возможность вносить изменения в наши тестовые документы. Но нам пришлось вручную заменить документ в коллективно используемой папке. Дабы гарантировать, что никто другой не модифицирует файл, пока с ним работает один из пользователей, было применено сообщение (check-out flag), предупреждающее всех прочих, что в настоящий момент уже идет работа с данным файлом.

Мы использовали также интернет-папки, создав их на настольном ПК, работающем под управлением Windows. Эти папки открывались с помощью Windows Explorer. Запускать веб-браузер, чтобы получить доступ к коллективно используемым файлам, не приходилось. Мы имели возможность работать с файлами Word, Excel и PowerPoint, которые сохранили в этих общих папках. Но мы всегда применяли предупредительное сообщение, чтобы гарантировать, что лишь один документ является конечным продуктом.

Одно из наиболее ценных свойств интернет-папок заключается в быстром сохранении документов. Мы могли встроить интернет-папку в “дерево” Windows Explorer, которое показывало весь перечень документов, и мышкой перетаскивать документы по “дереву”. Это делается значительно быстрее, чем с помощью пользовательского интерфейса WebOffice.

Календарь

Коллективно используемый календарь — самая большая жемчужина в короне WebOffice. Мы обнаружили, что календарь WebOffice прост в применении. Нам понравились его удобные возможности составления графика задействования ресурсов, таких как переговорные комнаты. Кроме того, он позволяет учесть все обстоятельства, связанные с приглашением участников дискуссии. Поскольку наш вариант WebOffice включал дополнительную функцию WebEx Mail, мы имели возможность направлять участникам дискуссии приглашения, на которые те могли отвечать по электронной почте.

Мы могли не только добавлять новых участников дискуссии к имеющемуся списку, выбирая их в ниспадающем перечне пользователей WebOffice, но и на том же экране проверять, свободны ли участники в то время, когда должна состояться дискуссия. Можно было внести в список участников дискуссии тех, кто территориально располагался вне нашего офиса. Для этого требовалось либо выбрать их из коллективно используемого списка контактов, либо ввести их адрес электронной почты.

Для пользователей Windows нами применялся WebOffice Desktop Assistant. В настоящее время это приложение из состава WebOffice в наибольшей степени приближается к работающей в офлайновом режиме клиентской программе. WebOffice Desktop Assistant напоминал о предстоящих событиях даже тогда, когда мы не были подключены к Интернету и при отключенной функции WebEx Mail. Desktop Assistant загружается и устанавливается отдельно на каждом компьютере, на котором предполагается использовать это приложение.

Не составило для нас особого труда и настроить календарь для коллективного или индивидуального применения. Другие могут либо только просматривать его, либо просматривать и вносить изменения. При составлении графика совещаний мы видели, свободен человек или занят, независимо от индивидуальных настроек календарей наших пользователей.

Главный недостаток календаря заключается в том, что он не позволяет создавать новые события, перетаскивая в него почтовые сообщения с помощью мышки. Это, разумеется, не конец света, если приходится сначала открыть сообщение, а затем уже вносить в календарь новое событие. Но мы считаем, что возможность перетаскивания относится к базовым функциям и должна быть включена в пакет. А так нам приходилось постоянно переключаться между окном сообщения и окном нового события, чтобы занести в календарь все необходимые сведения о совещании, которое мы собирались созвать.

WebOffice обладает функциями довольно мощной СУБД и поставляется с восемью типовыми базами данных, охватывающих такие основные бизнес-функции, как управление активами, прогнозирование продаж, отношения с клиентами и графики рабочего времени. Если рассматривать эти БД в качестве шаблонов, с помощью которых можно создавать собственные приложения, то организациям, вероятно, понравятся скромные возможности продукта.

Создавали мы и базы данных с чистого листа. Но организациям следует учитывать, что настройка под свои потребности и применение функций СУБД в WebOffice потребует гораздо больших усилий, чем использование какой-либо другой функции продукта.

Базы данных можно совершенствовать практически до бесконечности. После тщательного планирования и обдумывания владельцы компаний смогут составлять полезные отчеты с помощью коллективно используемых баз данных. Однако, как уже говорилось, эти функции WebOffice не соответствуют принципу “включи и работай”. Следует привлечь специалиста по СУБД в качестве консультанта или по крайней мере поручить ответственному сотруднику создавать новые базы данных либо модифицировать имеющиеся шаблоны.

Компаниям, которые предполагают воспользоваться сервисом WebOffice, следует быть готовыми к тому, что пользователям придется установить JRE. Это делается лишь один раз и занимает всего несколько минут.